Vem aí: eSocial

O eSocial é o sistema de coleta e envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais desenvolvido pelo governo federal como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Com implementação prevista para o início do próximo ano, a ferramenta disponibilizará serviços e dados que possibilitam ao empregador o cumprimento de algumas de suas obrigações trabalhistas e fiscais num canal único. Ao mesmo tempo, permitirá às empresas automatizar a captação das informações de seus funcionários com a transmissão única de dados para os diferentes órgãos do governo.

Nesse sentido, o eSocial atenderá vários órgãos governamentais com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes, bem como padronizará e integrará os cadastros e os sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional.

ÓRGÃOS PARTICIPANTES DO PROJETO

O QUE MUDA

Com o eSocial, será necessário adotar um novo fluxo de transmissão de informações e de relacionamento com Fisco, MTE e MPS. Em 17 de julho de 2013 foi publicado no Diário Oficial da União o Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, que aprovou e divulgou, em versão inicial, o layout do eSocial. Está prevista para 2015 a publicação da Portaria Interministerial que instituirá o eSocial, seus Comitês Diretivo e Gestor e o Manual de Orientação do eSocial.

O manual tem por objetivo orientar as empresas no cumprimento das obrigações relacionadas ao eSocial e sua atualização é disponibilizada no sítio eletrônico do eSocial na internet, no endereço www.esocial.gov.br.​

Contudo, junto aos benefícios esperados, estão os impactos para as empresas. As organizações devem se preparar para a implementação, que segue sem data definida para o início da adoção obrigatória, pois depende da publicação de um manual pelo governo. A partir da sua divulgação, as instituições privadas com mais de R$ 3,6 milhões de faturamento anual terão seis meses para começar a inserir as informações pedidas e mais seis meses até a obrigatoriedade.

O sistema não faz mudanças na legislação, mas cria um ambiente virtual em que informações que antes ficavam isoladas em sistemas distintos ou dependiam de fiscalização passarão a ficar disponíveis on-line para diferentes órgãos do governo como o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério da Previdência Social (MPS).

O atual layout divulgado pela Receita, que ainda não é definitivo, exige informações permanentes, como tabelas com descrições de cargos e salários, registros de eventos como contratações, alterações contratuais ou acidentes de trabalho – que terão de cumprir os prazos legais exigidos – e dados periódicos como folha de pagamento e informações tributárias e previdenciárias.

TRATAMENTO TRIBUTÁRIO DIFERENCIADO NO SETOR DE TRANSPORTE

A atividade de transporte rodoviário de cargas terá um tratamento tributário diferenciado. O Decreto 46.575, publicado no Minas Gerais do dia 6 de agosto, reduz a base de cálculo na aquisição de diversos implementos e reduz o tempo para o aproveitamento de créditos.

A partir de agora, fica reduzida a base de cálculo do ICMS (Imposto Sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicação) incidente sobre os implementos rodoviários (carroceria sobre chassis, reboque e semirreboque) produzidos em Minas Gerais, desde que a saída ocorra para contribuinte mineiro. 

Outra modificação é que é permitido o aproveitamento do crédito de ICMS decorrente da aquisição de bens para o ativo fixo de contribuinte mineiro no formato de 1/12 em substituição
ao formato de 1/48, que poderá ser feito de forma retroativa a 1º de agosto deste ano.

IMPACTO DIRETO

“É uma realidade próxima e uma tendência dos órgãos governamentais: centralização das informações. Por isso, as empresas precisam conhecer as diretrizes do projeto e planejar a sua implantação, realizando as adaptações necessárias principalmente nos sistemas informacionais, nos processos e no departamento de recursos humanos”, explica Jeferson Costa de Oliveira, consultor jurídico do Sindicato das Empresas de Transportes de Cargas do Estado de Minas (Setcemg) e da Federação das Empresas de Transportes de Carga do Estado de Minas Gerais (Fetcemg).

Segundo pesquisa “A preparação das empresas para o eSocial”, organizada pela PwC Brasil, a área de recursos humanos será a mais afetada pela adoção do eSocial na opinião de 45% das empresas ouvidas.Porém, especialistas reforçam que a adequação ao novo sistema exige a cooperação de diversas áreas, como parte de um esforço multidisciplinar dentro das organizações, visto que impactará toda a instituição.

O levantamento ainda indica que o comprometimento das empresas com a mudança ainda é baixo diante do desafio. Apenas 41,7% das organizações já tinham montado uma estrutura dedicada ao projeto de adequação seis meses antes do prazo previsto para início do eSocial. Outras dificuldades apontadas pelas companhias que participaram do levantamento são a necessidade de uma mudança cultural (33%) e a adaptação de processos internos (21%).

  “É uma realidade próxima e
 uma tendência dos órgãos
 governamentais: centralização
 das informações. Por isso, as
 empresas precisam conhecer
 as diretrizes do projeto e
 planejar a sua implantação,
 realizando as adaptações
 necessárias principalmente
 nos sistemas informacionais,
 nos processos e no
 departamento de recursos
 humanos” 
Jeferson Costa de Oliveira​

A empresa que não implantar o sistema, de acordo com as diretrizes definidas, corre o risco de ficar sujeita a multas e ter um custo de conformidade legal muito maior do que o de hoje. O consultor jurídico pontua que as transportadoras devem ter atenção redobrada, pois possuem uma ampla rede de relacionamento.

INSPIRAÇÃO

A química Basf, com cerca de 4.400 funcionários no Brasil, criou um projeto destinado ao eSocial no fim do ano passado. O primeiro passo foi contratar uma consultoria externa para fazer um mapeamento e achar as lacunas nas informações visando o layout disponível. Depois, foi feito um detalhamento das ações que precisarão ser tomadas para adaptar os processos ao novo sistema. A equipe dedicada ao projeto chega a 50 pessoas de diferentes áreas, com predominância do RH e da informática, e sob a liderança do departamento de pessoas.

Há cerca de um ano, a Basf criou um centro de serviços com 33 pessoas para internalizar os processos de folha de pagamento e administração de pessoal. A mudança foi parte de uma estratégia global da empresa, mas vai ajudar na preparação para o eSocial. Os fornecedores externos de sistemas como o de informações legais e de medicina e segurança também estão envolvidos. Atualmente, o projeto está nas etapas finais e ficará parado até a publicação do manual para retomar os trabalhos e formular um cronograma definitivo.